経費にできるものリスト | 個人事業主が見落としやすい項目

経費かどうかを分ける基準

経費にできるかどうかの基準は、突き詰めると一つです。「その支出が、事業の売上を得るために必要だったか」。この一点に尽きます。

逆に言えば、金額の大小や領収書の有無が本質ではありません。高額でも事業に必要なら経費になりますし、少額でもプライベートな支出なら経費にはなりません。判断に迷ったときは、「税務署の担当者に説明を求められたら、事業との関係を言葉で説明できるか」を自問してみてください。説明できるなら経費として計上する根拠があり、言い淀むようなら見送るのが安全です。

そして、経費を計上する目的を誤解しないことも大切です。経費を増やせば税金は減りますが、その分だけ現金も出ていきます。節税のために不要なものを買うのは本末転倒です。あくまで「事業のために実際に使ったものを、漏らさず正しく計上する」という姿勢が基本になります。

家事按分という考え方

個人事業主の場合、自宅で仕事をしていたり、私用のスマートフォンを仕事にも使っていたりと、プライベートと事業が混ざった支出が数多く発生します。こうした支出を、事業で使った割合分だけ経費にすることを家事按分と呼びます。

按分の割合には、これという決まった正解がありません。重要なのは、合理的な基準で計算し、その根拠を説明できるようにしておくことです。

勘定科目ごとの主な経費

経費は勘定科目という分類ごとに整理して記帳します。個人事業主がよく使う科目と、その代表的な中身を挙げておきます。

見落とされやすい経費

実務でよく漏れているのは、次のような支出です。心当たりがないか確認してみてください。

• 自宅の家賃・光熱費の按分分 … 自宅兼事務所なら計上できます
• スマートフォン・自宅回線の按分分 … 仕事の連絡や調べ物に使っているなら対象です
• 書籍・セミナー・オンライン講座の受講料 … 業務に関連するスキルアップ費用
• サブスクリプション料金 … 会計ソフト、クラウドストレージ、デザインツールなど
• 振込手数料・決済手数料 … 一件ごとは少額でも年間では大きな額になります
• クレジットカードの年会費 … 事業用カードの分
• 個人事業税・固定資産税 … 租税公課として計上できます
• 作業用の机・椅子・照明 … 仕事環境のための備品
• 取引先への手土産・お祝い金 … 接待交際費として

逆に、経費にできないものも押さえておきましょう。所得税・住民税、国民健康保険料、国民年金保険料、生計を一にする家族への地代家賃、事業と関係のない生活費などは経費になりません。ただし国民健康保険料と国民年金保険料は、経費ではなく社会保険料控除として所得から差し引けます。

10万円を超える買い物の扱い

パソコンやカメラなど、10万円以上のものを購入した場合、その年に全額を経費にすることは原則としてできません。資産として計上し、法定耐用年数にわたって少しずつ費用にしていきます。これが減価償却です。

ただし、青色申告をしている中小事業者には特例があります。取得価額が30万円未満の減価償却資産について、年間の合計額に上限はあるものの、購入した年に一括で経費にできる制度です。青色申告のメリットが具体的に効いてくる場面の一つと言えます。

見落としを防ぐ習慣

経費の取りこぼしを防ぐ最大の対策は、月に一度でも帳簿と向き合う時間をつくることです。1年分のレシートを2月にまとめて仕分けようとすると、何のために使ったか思い出せない支出が必ず出てきます。思い出せないものは、経費として説明できないので計上を諦めることになります。

特に効果があるのが、事業用の銀行口座とクレジットカードを分けることです。プライベートの支出と混ざらなくなるだけで、後から見返す手間が大幅に減ります。会計ソフトと連携させておけば明細が自動で取り込まれるため、あとは勘定科目を確認していくだけの作業になります。

レシートについては、受け取った時点でスマートフォンで撮影しておく方法も有効です。感熱紙は時間が経つと文字が消えてしまうことがあるため、記録として残しておく意味もあります。

どの勘定科目にすればよいか迷ったときは、当サイトの勘定科目検索ツールもご活用ください。

自分の場合の概算を見てみる

経費の見直しは、そのまま税金・保険料の負担に影響します。経費の金額を変えて試算してみてください。

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